针对于最近分配工作的时候只是简单的分配任务,导致分工过于机械,效率低下,还出现了部分任务没完成的情况,我们进行了深刻反省,并对怎样才能有效分工进行了研究和探讨,并形成了一套有关有效分工的初步构想.
首先,我们对问题产生的原因进行了详细的分析,发现我们虽然运用的是经济学上著名的细化分工理论,但细化分工对我们这些正处于摸索阶段,对很多东西都是一副陌生的面孔的学习者来说,是不切实际的.
原因有三个:第一,细化分工要求我们要足够地细化,但事实上对我们是不可能的,因为我们组成的成员非常有限,不可能做到个个环节都能分派到人手,也就是说无法做到足够的细化分工;第二,细化分工要求分工的人都要对其负责的环节有足够的熟练,这样才能使总体上的时间减少,但对于我们这是不可能的,因为我们是个学习者,不可能做到足够的熟练,这就导致了部分同学不能及时得完成自己的任务,从而导致了整个任务无法圆满完成;第三,细化分工针对的是大批量的生产,但我们的任务经常并不是大批量,这就促使很多同学可以提前完成任务,然后就无事可干了,但另一方面有些同学却由于自身对分配任务不够熟悉或者分配任务难度较大而还在苦苦挣扎,从而从整体上拖延了任务完成的时间,不能达到有效的分工.
其次,我们对问题原因进行了初步确定之后,我们就开始了有针对性的摸索.当然,每个同学都提出了自己的看法,例如,有位同学就提议: 按工作内容安排有相应能力的人 ,按工作量和难度安排人数, 还可以每个分工部门安排小组负责人,这个建议说真的确实很不错,我很欣赏,但我们不能采纳.原因很简单,我们没有那种条件.所以我们要摸索出适合我们的分工模式,几经波折,我们终于最后确定了一个比较适合我们的分工模式.
再次,我们对确定的分工模式进行了进一步的修改,使之更加规范和简单易懂.
现初步确定如下:1)当任务下达时,根据任务的紧急性,对其进行分类,最紧急的最先处理;2)对正在处理的任务进行细分,也就是把其分为若干个阶段,从最有把握的进行突破;3)对每个正在突破的阶段,实行小组式解决,也就是把所有能够参加的人进行一次临时编组,组中最好包括:全局管理者一个(负责管理任务的选择和分配,并且根据每个人的能力和优点进行客观的组织和管理,最好是也能参加解决问题),任务分析者一名,要求能客观的分析任务,并能用简洁易懂的语言表达出来;解决问题方法提议者若干名,任何组员均可提议;具体方法选择者一名,要求能够综合考虑问题并且能具体问题具体分析,结合情况选择最适合的解决方法;剩下的为实施者,当然组中的任何成员均可参加,要求要有相应于任务要求的技能,如果实在没有,可以选择大家一起解决或者请有经验的同学,老师等帮忙;4)在解决着一个阶段的时候,管理者已经可以对空闲出来的组员进行再分配,使其做另一个阶段的某个分工,提高效率.这里要注意,组员的分工是按需分配的,不是固定的,也就是说在一个阶段可能是任务分析员但下个阶段如果有需要可以安排为解决者或其他.
当然,现在这个先分散后集中解决问题的思想现在只是个初步构想,还有很多不足之处有待改进,但我们相信以后的实践会使其更加完善.
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